Was tun bei Personalmangel?

z.B. wegen längerem Krankenstand oder Kündigung

Allgemeine Infos

  • Gruppen können bis zu maximal fünf Arbeitstagen einfach besetzt werden.
  • Kann der Mindestpersonaleinsatz (MPE) ab dem sechsten Arbeitstag nicht gewährleistet werden, muss Kontakt mit der Inspektion aufgenommen werden (per Telefon oder E-Mail).
  • Kündigung oder längere Dienstfreistellung muss zeitnah in KIBET abgebildet werden.
  • Längerer Krankenstand muss ab dem 20. Arbeitstag in KIBET abgebildet werden.
  • Wenn es zu Personalmangel kommt und der Mindestpersonaleinsatz nicht anders herstellbar ist, muss gegebenenfalls auch vorhandenes Zusatzpersonal (Stützkräfte, Sprachförderung, Verbesserung Betreuungsschlüssel) dafür eingesetzt werden, den Mindespersonaleinsatz zu gewährleisten. Dies muss auch in KIBET abgebildet werden. Für dieses Zusatzpersonal sollte dann nach maximal zwei Wochen ein Ersatz vor Ort sein und entsprechend auf KIBET hinterlegt werden. Sollte kein Ersatz gefunden werden, dann muss das an die Behörde gemeldet werden. Für den entsprechenden Zeitraum wird dann keine Zusatzpersonal-Förderung ausbezahlt.

Abbildung in der KIBET Anwendung

Erster Schritt – Personal zeitlich befristen

Dieser Schritt ist nur notwendig, wenn die Person im laufenden Betreuungsjahr nicht mehr in der Einrichtung arbeiten wird. Kommt die Person (eventuell) wieder, dann diesen Bearbeitungsschritt überspringen und direkt bei „Zweiter Schritt“ beginnen.

  • Wähle den Menüpunkt "Personal".
  • Klicke bei der entsprechenden Person auf das Bearbeitungssymbol → icon bearbeiten
  • Wähle oben "Bearbeiten" und dann "Zeitlich befristen"
  • Gib das neue "Gültig bis" Datum ein (= letzter Arbeitstag in der Einrichtung)
  • Klicke auf "Zeitlich befristen"

Zweiter Schritt – Personaleinsatz in Öffnungszeit aktualisieren

  • Öffne den Menüpunkt "Öffnungs- und Schließzeiten"
  • Klicke bei der entsprechenden Standardöffnungszeit auf das Bearbeitungssymbol → icon bearbeiten
  • Wähle oben "Bearbeiten" und dann "Ändern"
  • Klicke bei den Öffnungszeiten und bei den Randzeiten auf "Weiter", sodass du zum Personaleinsatz der Standardöffnungszeit kommst
  • Lösche das ausscheidende Personal in dem du auf das Lösch-Icon klickst → icon loeschen
  • Optional: Aktualisiere gegebenenfalls die Kinderdienststunden des restlichen Teams (evt. leisten einige Mitarbeiterinnen Mehrstunden bis ein Ersatz gefunden ist).
  • Klicke auf "Speichern"
  • Gib das neue "Gültig von" Datum ein (= erster Tag der Änderungen)
  • Klicke auf "Ändern"
  • Plausibilität überprüfen, falls gelb icon gelbe plausi:
    • Ist der Mindestpersonaleinsatz erreicht?
    • Passt die Kinderdienstzeit mit dem Beschäftigungsausmaß zusammen (wenn Mitarbeiterinnen zur Überbrückung mehr Stunden leisten, als unter dem Menüpunkt "Personal" als BA angegeben)?
    • Ist das Ausmaß der Kinderdienststunden der pädagogischen Fachkräfte zu gering (falls eine Pädagogische Fachkraft weggefallen ist)?

Bei gelber Plausibilitätswarnung ist beim Weiterleiten ein Kommentar zwingend notwendig. Darin könnte man auf die Kontaktaufnahme mit Inspektorin verweisen, den Grund für den Personalausfall anführen, die Überbrückungslösung beschreiben und mitteilen, ob die Stelle ausgeschrieben wurde bzw. ob Ersatz in Aussicht ist.

In weiterer Folge, wenn Ersatzpersonal gefunden wurde:

Warten, bis die vorherige Änderung der Standardöffnungszeit im Status "Freigegegeben" ist, dann:

  • unter "Personal" die neue Person hinzufügen ("Gültig von" Datum = erster Arbeitstag mit den Kindern)
  • unter "Öffnungs- und Schließzeiten" den Personaleinsatz der Standardöffnungszeit bearbeiten, dort das neue Personal hinzufügen und gegebenenfalls die Kinderdienststunden des restlichen Personals wieder anpassen. "Gültig von" Datum = ab wann gilt diese Änderung? (Das ist wahrscheinlich der selbe Tag, der vorher beim Hinzufügen des neuen Personals angegeben wurde.)

Häufig gestellte Fragen / Hinweise


Lösung nicht dabei?


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